Seurahallinnon vuosikello

Seuratoimijoiden avuksi on alla esitetty seuran hallinnon vuosikellon joitakin toistuvia tapahtumia. Tarkempia kausisuunnitelma laaditaan touko-kesäkuussa seuraavalle syys- ja kevätkaudelle.

  • Ohjaajien tapaaminen tammikuussa.
  • Kevätkauden ryhmien aloitus tammikuun alussa.
  • Kevätkokous maalis- huhtikuussa.
    • Toimintakertomus
    • Tilinpäätös
  • Vyökoe maaliskuussa.
  • Seuravyökoe ja kurssien vyökokeet toukokuussa.
  • Seuran kevätjuhla toukokuussa.
  • Syksyn ja seuraavan kevään ryhmien suunnittelu ja ohjaajien rekrytointi huhti-toukukuussa.
  • Seuraavan syksyn ryhmien julkistaminen ja judokoiden ohjaaminen ryhmiin toukokuussa.
  • Ohjaajien tapaaminen elokuussa.
  • Syksyn ryhmien aloitus elo-syyskuussa.
    • Kuvauslupien hakeminen, ryhmien kuvauksen järjestäminen
  • Kilpailijoiden harjoittelu- ja kilpailusuunnitelmat ja budjetit valmennusvaliokunnalle lokakuussa.
  • Vuosikokous marraskuussa.
    • Hallituksen jäsenten valinta erovuorossa olevien tilalla.
    • Seuran vuoden budjetin hyväksyminen.
  • Seuravyökoe ja kurssien vyökokeet joulukuussa.
  • Seuran joulujuhla joulukuussa.
  • Kevätkauden suunnittelu joulukuussa.
 

Hallituksen kokousvalmisteluaikataulu

   
       
AikataulutusMitäKukaMiten
Kokouksen jälkeen Pöytäkirjan kirjoittaminen toiminnanjohtaja  
  Puheenjohtajan kanssa pöytäkirjan läpikäynti PJ + toiminnanjohtaja pöytäkirja sähköpostilla pj:lle, tekstiviesti: tarkista pöytäk.
  Pöytäkirjan arkistointi hallituksen sivuille toiminnanjohtaja sähköposti + tekstiviesti hallituksen jäsenille
Tavoite Kaikki päätökset lähtevät toteutukseen toiminnanjohtaja Oma työlista, viesti halituksen jäsenille
3 vkoa ennen kokousta Esityslistan valmistelu, hallinnon asiat toiminnanjohtaja käy läpi oma asialista ja muistiinpanot sekä vuosikello
  Esityslistan valmistelu,  jaostojen asiat toiminnanjohtaja kontaktoi puhelimitse ja muilla keinoin hallituksen jäsenet ja viimeisenä PJ:n – varmistetaan, että onko suunnitellut aiheet hallituksen asioita
Tavoite Hallituksen jäsen tuo vastuualueensa asiat kokoukseen toiminnanjohtaja  
2 vkoa ennen kokousta Esityslistan valmistelu hallituksen jäsen / toimielin + toiminnanjohtaja TJ käy keskustelun hallituksen jäsenen kanssa
Tavoite Kaikki materiaali tulee ajoissa esityslistaan toiminnanjohtaja  
 1 vkoa ennen kokousta Esityslistan läpikäynti puheenjohtajan kanssa PJ + toiminnanjohtaja TJ lähettää esityslistan pj:lle → keskustelu
  Valmis esityslista liitteinen talletetaan hallituksen sivuille toiminnanjohtaja tiedote hallituksen jäsenille
Tavoite 1 PJ ja tj tuntevat esityslistan sisällön ja heillä on yhteinen linjaus    
Tavoite 2 Esityslistalla on vain asioita, jotka kuuluvat hallituksen kokoukseen    
Kokouksessa Muut esille tulevat asiat    
  Asialistan asioiden kommentointi    
Tavoite Kokous kestää max. kaksi tuntia    
       
       
Esityslistan rakenne: 1) päätösesitykset    
  2) info -asiat    
Hallituksen jäsen esittelee omat asiansa    
TJ tai PJ esittelee hallinnon asiat